8 أمور يجب أن تتفاداها خلال الاجتماعات

الإجتماعات هي أقوى سلاح لنشر العلامة التجاريّة الخاصة بك. كما أنّ الإجتماعات تشكّل جزءًا كبيرًا من الوقت الذي تقضيه في عملك، لذلك من الضروري عدم إضاعة هذا السلاح الفتّاك. والأهمّ أنّ قاعة الإجتماعات هي المكان الذي يجتمع فيه كل الزملاء، المدراء والمعنيين بمهنتك وهم الذين تحتاج إلى التأثير عليهم بوجهة نظرك وإقناعهم بتفكيرك.

لذلك إن أردت بناء علامة تجاريّة خاصة بك وتوسيع نطاق نجاحك المهني، فعليك التركيز على حضورك في الإجتماعات، وتبعا لموقع «فوربس» هناك 8 أمور لا يجب أن تقوم بها أبدًا خلال الإجتماعات.

1- إظهار عدم استعدادك للإجتماع

إدارة الوقت هي من الأمور المهمّة في ممارسة مهنتك ولكن هي لا تضيف الكثير على العلامة التجاريّة الخاصة بك والتي تعمل جاهدًا على تسويقها. يلاحظ الحاضرون، عندما تدخل الإجتماعات باستمرار من دون تحضير، ويتحوّل أداؤك تلقائيًّا إلى «متواضع» تُصَف بـ«غير مبالٍ بالجودة».

لذلك، للتحضير للإجتماع بكفاءة، واضعًا علامتك الخاصة التجاريّة في الحسبان، عليك أن تطرح على نفسك الأسئلة التالية:

• ما هي الرسالة الأساسيّة التي أريد إيصالها؟

• من سيحضر الإجتماع وبماذا أريدهم أن يشعروا ويفكّروا؟

• ما هي المساهمة الأهمّ التي ممكن أن أقدّمها؟

• من مِن الحاضرين أريد أن أعترف بأفكاره وأدعمه؟

2- الحضور متأخّرًا

قد تعتقد أنّ حضورك المتأخّر سيجعلك تبدو شخصًا مشغولًا ولديه اهتمامات كثيرة مهمّة. ولكن في الحقيقة التأخّر عن الموعد المحدّد للإجتماه يجعلك تبدو غير قادر على إدارة جدول أعمالك والأسوأ من ذلك أن تبدو وكأنّ الإجتماع ليس مهمًّا بالنسبة لك.

وهناك تفكير آخر خاص بالحاضرين ممكن أن يكون أسوأ من سابقاته وهو أنّك تحب لإظهار قوّتك وسلتطكعبر جعل المشاركين في الإجتماع ينتظرون دخولك الكبير.

لذلك، إحضر في الوقت المحدّد، وكن مستعدّ لإحداث تأثير إيجابي!

3- عدم الإكتراث

بعض المشاركين في الإجتماعات لا يصغون أو يقدّمون كامل انتباههم إلّا إن كان الموضوع المطروح يهمّهم ويؤثّر بطريقة مباشرة على مهنتهم أو إن كان الحديث موجّه لهم. ففي حال طرح موضوع غير متّصل مباشرةً بمهنتهم أو إن انتهت فترة كلامهم، فيظهرون بطريقة فاضحة أنّهم غير مهتمّين، فيبدأون الإمشغال على هواتفهم، أو البدء بمحادثة جانبيّة مع زميل لهم، يبدأون بالكتابة على أجهزة اللابتوب الخاصة بهم ومن الواضح أنهّهم يقومون بأعمال بعيدة عن الإجتماع. تدلّ هذه التصرّفات على الأنانيّة وعدم الإكتراث للآخر.

إذًا، عليك ان تلتزم المشاركة بكامل الإجتماع!

4- التراخي والتثاؤب

عندما تجلس بطريقة مستقيمة، تظهر للناس كشخص مهتمّ ومشارك فعّال. ولكن عندما ترتخي على الكرسي، فأنت ترسل للمجتمعين علامات الملل وقلة الإحترام تجاههم. وخاصّةً عندما يترافق جلوسك غير المستقيم مع تثاؤب.

تترك الوضعيّة الجسديّة الجيّدة انطباعًا جيّدًا. وهذا هو جوهر العالمة التجاريّة الشخصيّة!

5- تقديم مبرّرات لأسئلتك

عندما تريد ان تطرح سؤالًا، إطرحه! لا تبرّر بجمل كـ «أعلم أنّني يجب أن أعلم هذا ولكن..»، «هل من الممكن أن أطرح سؤالًا..»، «ربّما هو سؤالًا غبيًّا ولكن..». عندما تسبق هذه الجمل سؤالك، تظهر غير واثق من نفسك ومن كلامك. لذلك إطرح أسئلتك مهما كانت بطريقة مباشرة من دون أي تبريرات.

6- تكرار ما قاله الأخرون فقط لكي تُسمع

ان تكون حاضرًا في اجتماع أمام المشاركين يعادل وجود اسمك إلى جانب علامة اختيار.

الحضور ليس كافيًا، عليك المشاركة والمساهمة بأفكارك ووجهات نظرك.

أن تكرّر ما قاله زملاؤك فعل لا يبهر الناس. وفي الحقيقة أنت تضيع وقت الإجتماع لا أكثر. بدلًا من التكرار إن كنت تؤيّد زملائك، ادعم رأيهم واعترف بصوابه: «مثل العادة زميلي حدّد النقطة الأهمّ، وكما اقترح، أوافق تمامًا على أنّنا بحاجة أوّلًا إلى التركيز على ذلك..».

7- الكلام من دون توقّف

عندما تعرض قضيّتك بطريقة بليغة وفعّالة، فأنت تبهر من حولك. لا أحد يريد قضاء وقت في الإجتماع أكثر ممّا يحتاج هذا الأخير. لا تضيف أمورًا وكلامًا لا قيمة مضافة لهم. بل عندما تجعل الإجتماع مثمرًا ومباشرًا من دون تضيعة وقت، تصبح بطلًا في أذهان زملائك.

8- إستخدام هاتفك الجوال

من المعيب أن لا تكترث لكلام الآخرين في الإجتماع والمعيب أكثير أن تيتخدم هاتفك الجوال لكي تتصفّح إنستغرام أم رسائلك الجديدة.

الحاضرون بإمكانهم معرفة إن كنت مشغول بهاتفك الجوال واضعًا يديك تحت الطاولة. إن كان هاتفك مغريًا للغاية، ضعه في جيبك، حقيبتك او الأفضل ان تتركه في مكتبك. وبذلك ستزيد تركيزك على مضمون الإجتماع.

أخيرًا، الإجتماعات هي الفسحة التي تسمح لك إطلاق طاقاتك الفكريّة ونظرياتك المهنيّة. لا تضيّع الفرصة على نفسك والتزم باحترام بروتوكول الإجتماعات.